Бизнес-процесс "ДО" и "После"

Сегодня на максимально простом примере я хочу показать, что представляет из себя оптимизация бизнес-процесса. Давайте сравним диаграммы бизнес-процесса до и после оптимизации, чтобы наглядно продемонстрировать, как его улучшения могут повлиять на эффективность работы компании.

Итак, у нас имеется процесс «Оплата заявки на закупку товарно-материальных ценностей (ТМЦ)».

Его участниками являются:

· Инициатор – сотрудник, у которого возникает потребность в закупке ТМЦ;

· Согласующие 1, 2 и Начальник отдела – сотрудники, которые проверяют и согласовывают заявку на закупку (согласующие);

· Бухгалтер – сотрудник, который производит оплату по заявке.

Исходя из исходных данных в текстовом виде процесс сейчас можно описать так:

«У Инициатора возникает потребность в закупке ТМЦ, он создает заявку на закупку. Заявку рассматривают и последовательно согласовывают сначала Согласующий 1, затем Согласующий 2, после Начальник отдела. После согласования Начальника отдела бухгалтер оплачивает заявку. При этом, если один из согласующих отказал в согласовании, заявка возвращается Инициатору для корректировки или завершения процесса».

В данном случае Диаграмма процесса в нотации BPMN будет выглядеть следующим образом

При экспресс-анализе данного процесса можно обнаружить, что самым явным моментом потери времени при его выполнении является последовательное согласование: проблема в том, что каждый последующий согласующий не может приступить к проверке заявки до тех пор, пока ее проверит предыдущий.

Безусловно, существуют ситуации, когда согласование должно осуществляться последовательно. Например, как принято во многих государственных органах, руководитель всегда согласовывает последним, поскольку ему на рассмотрение должен прийти документ, откорректированный с учетом замечаний всех нижестоящих согласующих.

Однако в контексте данного процесса все согласующие, включая Начальника отдела, могут давать свои замечания параллельно, что в значительной степени позволит сократить время согласования закупки.

После принятия этих изменений текстовое описание процесса будет таким:

«У Инициатора возникает потребность в закупке ТМЦ, он создает заявку на закупку. Заявку параллельно рассматривают Согласующий 1, Согласующий 2 и Начальник отдела. После всех согласований бухгалтер оплачивает заявку. При этом, если один из согласующих отказал в согласовании, заявка возвращается Инициатору для корректировки или завершения процесса».

Таким образом, даже столь минимальные и очевидные улучшения в процессе позволяют значительно сэкономить время и ресурсы.

Отдельно хочу сказать о том, что в идеале улучшения должны быть непрерывными: например, данный процесс можно продолжить оптимизировать, сокращая количество участников в рамках всего процесса (вместо трех согласующих – один) или его отдельных веток (при отказе в согласовании одним их согласующих, согласование после корректировки осуществляется только им, пропуская остальных).

Мы знаем все о бизнес-процессах. Если хотите упростить свою ежедневную рабочую рутину консалтинговое агентство "AK Business Process" предоставит Вам оптимальные решения.